Jakie firmy muszą utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz jaki zakres danych można pozyskiwać, komu udostępniać i jak długo przechowywać.
Zasady prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) zostały określone w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej jako: „Ustawa”). W ramach prowadzenia ZFŚS pracodawca musi przetwarzać dane osobowe osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, pracowników emerytowanych, a także ich rodzin i innych, którzy zostali wskazani w regulaminie. W związku z tym, że dochodzi do przetwarzania danych osobowych, musi ono być zgodne z obowiązującymi przepisami i zasadami z nich wynikającymi.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych muszą prowadzić pracodawcy, którzy:
zatrudniają co najmniej 50 pracowników
zatrudniają co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, o ile z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.
JAKI ZAKRES DANYCH MOŻNA POZYSKIWAĆ W RAMACH ZFŚS?
Odpowiedzi na to pytanie należy przede wszystkim szukać w art. 8 ust. 1a Ustawy, wg którego „pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia”. W praktyce oznacza to, że pracodawca musi kierować się zasadą minimalizacji danych, czyli ograniczyć ilość pozyskiwanych danych do takich, które pozwolą na jednoznaczną identyfikację danej osoby (imię i nazwisko, PESEL lub data urodzenia) oraz ustalenie czy spełnia kryteria przyznania wnioskowanego świadczenia.
OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Pozyskując dane od osób uprawnionych do uzyskania świadczenia zaczynamy przetwarzać ich dane w innym celu niż dotychczas. W związku z tym należy zrealizować wobec tych osób obowiązek informacyjny, który powinien zawierać:
dane administratora
dane IOD (o ile został wyznaczony)
cel przetwarzania
podstawy prawne
okres przechowywania
informacje o odbiorcach danych lub ich kategoriach
wskazanie przysługujących praw
informację o transferze danych do państw spoza EOG lub organizacji międzynarodowych
wskazanie czy podanie danych jest obowiązkiem prawnym i jakie są konsekwencje odmowy podania danych
informację o tym czy dane będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu
Informacja może być przekazywana na różne sposoby. Może stanowić integralną część regulaminu, będąc jednym z jego punktów. Dobrym rozwiązaniem będzie także włączenie treści informacji do wzoru wniosku, który składać będą zainteresowani przyznaniem świadczenia. Bez względu na to jaki sposób wybierzemy, trzeba pamiętać, że musi on umożliwiać udowodnienie, że jest realizowany oraz przekazany niezwłocznie, gdy tylko to będzie możliwe.
ŻĄDANIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH DANE ZAWARTE WE WNIOSKU
Pracodawca ustala kryteria wg których wydawana jest decyzja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku. Niemniej nie ma prawa żądać dołączenia do samego wniosku dokumentów potwierdzających stan faktyczny, tj. deklaracji podatkowych, zaświadczeń o dochodach, wypisów ze szpitala itd. Wg art. 8 ust. 1a „potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (…)”. Na stanowisku takim stoi także Prezes Urzędu Danych Osobowych:
„W opinii PUODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich(…)”
UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Wnioski o przyznanie świadczenia najczęściej rozpatruje powołana do tego celu komisja. Art. 8 ust. 1b Ustawy wskazuje, że osoby przetwarzające w ramach ZFŚS dane dotyczące stanu zdrowia wnioskodawców muszą posiadać pisemne upoważnienia oraz zostać zobowiązane do zachowania danych, do których mieli dostęp w tajemnicy. Upoważnienie powinno być wydawane na okres w jakim dana osoba uczestniczy w pracach związanych z ZFŚS.
UDOSTĘPNIANIE DANYCH
Dane osobowe przetwarzane w ramach ZFŚS mogą być ujawniane jedynie podmiotom uprawnionym do tego na mocy przepisów regulujących zakres ich uprawnień. Do podmiotów takich należeć będą m.in. ZUS czy sądy. Uprawienia do wywierania wpływu na kształt funkcjonowania ZFŚS w danej jednostce mają także organizacje związkowe w niej funkcjonujące. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych:
„Przyznawanie świadczeń z funduszu, o którym mowa w ust. 1, jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.”
Daje to możliwość weryfikacji przez przedstawicieli organizacji związkowej czy dane osoby uzyskały świadczenie w sposób prawidłowy i zgodnie z obowiązującym regulaminem.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Dane osobowe (czy też dokumentacja w ogóle) przetwarzane w ramach ZFŚS powinny być przechowywane przez okres niezbędny do przyznania świadczenia oraz do dochodzenia praw i roszczeń. Roszczenia z tytułu stosunku pracy ulegają przedawnieniu po 3 latach, jednak uwzględniając przepisy podatkowe, minimalny okres przechowywania dokumentacji wytworzonej w ramach ZFŚS powinien wynosić 5 lat, licząc od roku następnego po roku wytworzenia dokumentacji.
Dodatkowo pracodawca musi corocznie dokonywać przeglądu dokumentacji związanej z ZFŚS i usuwać te, których okres przechowywania minął.
Powyższe punkty stanowią najważniejsze aspekty prowadzenia ZFŚS, z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych. W razie pytań o ich rozwinięcie lub uzupełnienie o dodatkowe obszary, zapraszamy do kontaktu.
Masz pytania lub szukasz doradztwa w zakresie RODO w firmie? U nas otrzymasz pilną POMOC. Prosimy o kontakt:
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOgrupa.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.
Dodatkowe informacje: