Jakie są nowe obowiązki związane z ustawą o ochronie sygnalistów? Kto może być sygnalistą? Co może zgłaszać sygnalista? Jakie są wymagane dokumenty i rozwiązania techniczne by właściwie chronić sygnalistów? Poznaj nasze gotowe rozwiązanie i pobierz wzory dokumentów.
Obowiązek wdrożenia właściwych przepisów i rozwiązań dla zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje od dnia 25 września 2024 r. Podmiotami zobowiązanymi do podjęcia działań w zakresie przewidzianym w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów są podmioty prawne (podmioty publiczne i prywatne) zatrudniające co najmniej 50 osób, z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
NOWE OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z USTAWĄ O OCHRONIE SYGNALISTÓW:
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje:
utworzenie wewnętrznych kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, które zagwarantują poufność i bezpieczeństwo;
wskazanie osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłaszanych naruszeń;
podejmowanie działań wyjaśniających oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnych, zarówno o przyjęciu zgłoszenia, jak i o podjętych w związku ze zgłoszeniem działań.
KTO MOŻE BYĆ SYGNALISTĄ?
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
pracownik;
pracownik tymczasowy;
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
przedsiębiorca;
prokurent;
akcjonariusz lub wspólnik;
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
stażysta;
wolontariusz;
praktykant;
funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
CO MOŻNA ZGŁASZAĆ?
Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń w następujących dziedzinach:
korupcja;
zamówienia publiczne;
usługi, produkty i rynki finansowe;
przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
bezpieczeństwo transportu;
ochrona środowiska;
ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
bezpieczeństwo żywności i pasz;
zdrowie i dobrostan zwierząt;
zdrowie publiczne;
ochrona konsumentów;
ochrona prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;
dotyczące interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w publicznoprawnych zasadach konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punktach powyżej.
Dodatkowo podmiot prawny może w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
OCHRONA SYGNALISTÓW
Zgodnie ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
NASZE ROZWIĄZANIA NIEZBĘDNE DO WDROŻENIA POLITYKI OCHRONY SYGNALISTÓW
Z uwagi na fakt, że każda firma we własnym zakresie musi zdecydować i wdrożyć odpowiednie dla siebie kanały do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów uwzględnione w wymaganej przez przepisy procedurze przyjmowania zgłoszeń, służymy Państwu radą i odsyłamy do przykładowych procedur obsługi zgłoszeń sygnalistów opublikowanych przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
(dostęp pod adresem https://www.gov.pl/web/rodzina/przykladowe-procedury-wewnetrzne).
Mogą one okazać się pomocne przy opracowywaniu własnych procedur.
Jednocześnie informujemy, że w naszej ofercie znajdą Państwo pakiet wdrożeniowy obejmujący procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych wraz z ich indywidualnym dostosowaniem do potrzeb klienta, a także szkolenia dla personelu w zakresie ochrony sygnalistów dopasowane do specyfiki danej organizacji.
Z powodu konieczności utworzenia przez Państwa firmę wewnętrznych kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, które mają zagwarantować poufność i bezpieczeństwo informujemy, że nie wszystkie rozwiązania, gwarantują anonimowość sygnaliście i procedury takie mogą zostać odebrane jako niewystarczające w kontekście ustawy o ochronie sygnalistów.
Chcąc wyjść naprzeciw temu problemowi i udostępnić gotowe rozwiązanie, uruchomiliśmy specjalną aplikację do obsługi sygnalistów „System do zgłaszania naruszeń” na dedykowanym serwerze zewnętrznym oraz indywidualnym linku dla każdej z firm.
Wystarczy zamieścić wspomniany link na własnej stronie www, który przekieruje zainteresowanych do naszego programu. Zawarty w aplikacji formularz umożliwia sygnaliście wysłanie zgłoszenia dostrzeżonej nieprawidłowości w sposób dla niego bezpieczny i anonimowy, a każda z firm otrzyma panel zarządzający do odczytu takich wiadomości, utrzymania korespondencji oraz poinformowania sygnalisty o podjętych działaniach następczych lub dochodzeniu. Aplikacja jest przechowywana na dobrze zabezpieczonym serwerze zewnętrznym z odpowiednim systemem archiwizacji.
W skład pakietu wchodzi:
program „System do zgłaszania naruszeń”,
serwer www,
domena,
archiwizacja i bieżące wsparcie,
instrukcja dot. działania aplikacji
opracowany indywidualnie dokument „Procedura przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa od sygnalistów”
opracowany indywidualnie dokument „Procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa od sygnalistów”
Koszt Pakietu ze względu na konieczność utrzymania to 49 zł netto / mc W razie konieczności możemy również przeprowadzić dodatkowo dla Państwa personelu szkolenia w zakresie ochrony sygnalistów.
Jeżeli Państwa firma chce skorzystać z naszego wsparcia w powyższym zakresie to zapraszamy do współpracy:
Prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy: 61 30 70 750 kontakt@rodogrupa.pl
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOgrupa.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.
Dodatkowe informacje: